La situación actual es complicada. Una situación de pandemia pone en jaque a todas las personas, pero aún más a las empresas. Hay algunos giros que, por su naturaleza, se verán más afectados que otros. Sin embargo, también puede ser aprovechado como un tiempo de oportunidad donde, si salimos a flote, podremos crecer como empresa, patrón y empleado, depurando procesos costos, gastos y tiempos.
Muchos negocios, los cuales sus operaciones cotidianas lo permiten, han comenzado a implementar el trabajo desde casa, Home Office, pues las regulaciones sanitarias nacionales y locales impiden fomentar la concentración de personas en un mismo lugar. El home office permite a las empresas continuar con su operación de la manera más normal posible sin el peligro de contagio colectivo entre su personal, sin embargo, esta característica no es la única que se debería tomar en cuanta al momento de determinar que el trabajo remoto es la opción. A continuación, se numeran algunos de los beneficios que otorga esta modalidad de trabajo:
Calidad de vida: El personal sufre constantemente estrés por la falta de sueño por despertarse temprano para preparase e irse a trabajar. Este ritual completo añadido a la frustración de buscar transporte público y el tráfico, además de la formalidad de un uniforme pulcro, causa mella en la salud y vigor mental de los empleados. La posibilidad de trabajar desde casa implicaría más tiempo de descanso, menos presión por la apariencia y tiempos de llegada a la oficina.
Ahorro: El home office también apoyo a la economía de la empresa y del trabajador. La empresa se ahorra insumos que el trabajador consumirá en su propio hogar como luz, agua, alimentos, etc. El empleado por su parte ahorra combustible o el pasaje del transporte público, comida preparada, etc.
Salud: Como ya se había mencionado anteriormente, al tener más tiempo de descanso y menos estrés, el empleado gozará de mejor salud física y anímica. Además, podrá organizar sus tiempos para comer alimentos preparados en casa, balanceados y nutritivos. El tiempo ahorrado en los transportes de casa-oficina podrá ser utilizado para practicar actividad física dentro de casa o meditación.
Impacto ambiental: Si bien es un aspecto infravalorado respecto a la utilidad de nuestras actividades, el hacer trabajo en casa significa no tomar transporte público o nuestro propio vehículo, arrojando emisiones contaminantes al ambiente.
Entre muchos otros beneficios que gigantes empresariales ya aplican, practican y disfrutan. Sin embargo, la decisión de hacer Home Office debe ser bien pensada, pues se requieren de algunas características para poder implementarla de manera correcta. Abajo explicamos las principales:
Definir que tareas, concretas, deberá hacer cada empleado. Además, se llevar una cadena de flujo para saber de quién obtenemos información y a quién debemos pasarla.
Cada empleado debe definir un área de su casa para poder trabajar tranquilo, cómodo y seguro.
Se debe establecer un método de seguimiento de tareas que se deben desarrollar cada día y permita medir la productividad.
Establecer horarios para el equipo, no por estar en casa el horario de trabajo debe ser superior.
Se deben respetar los espacios de descanso, como Coffe break o salidas a comer.
Tener instalado en los equipos de los empleados el software necesario para poder comunicarse efectivamente. Esto permitirá poder contactar con cualquier elemento del personal cuando se requiera.
Hacer uso de plataforma de reuniones virtuales. Existen algunas gratuitas que ofrecen buenos resultados
Definir una nube de trabajo donde todos puedan compartir y trabajar juntos documentos.
Verificar que el equipo de trabajo que use el personal esté en óptimas condiciones, y tenga los periféricos necesarios para las funciones que se requieran. Si alguna persona requiere estar en contacto con el cliente, deberá disponer de teléfono y diadema; si otra requiere imprimir documentos, deberá disponer de impresa para el efecto.
Acordar con el empleado que disponga de reglas en casa y con su familia para evitar la interrupción de sus funciones.
Estos puntos son básicos para una exitosa implementación de Home Office. La contingencia sanitaria que se vive por el COVID-19 es un reto y se deben atender todas las recomendaciones de las autoridades para evitar el contagio y propagación.