Las cuentas por cobrar son un factor clave para cualquier negocio, pues un mal manejo de este puede llevar a una empresa a quebrar. Por ello, tener un control efectivo de los clientes que te deben y un sistema de cobranza efectivo, ayudarĆ” a tu empresa a cumplir con sus objetivos financieros.
Existen software que te ayudan a tener un seguimiento Ć³ptimo de estas cuentas, con los cuales puedes conocer tu flujo de efectivo en funciĆ³n de las fechas de vencimiento de tus clientes.
Una de las razones por las cuales las empresas otorgan crĆ©ditos, es para aumentar las ventas o conservar a los clientes peroā¦ ĀæquĆ© sucede si los clientes no te pagan a tiempo? PodrĆas tener problemas en tus ingresos y poner en riesgo la estabilidad financiera de tu empresa.
De ahĆ, la importancia de cuidar la cobranza. Para darte un dato, en MĆ©xico las cuentas por cobrar en ocasiones supera el 25% de los activos de una empresa, lo que quiere decir que una cuarta parte del dinero de la compaƱĆa no existe porque todavĆa no lo cobra.
Beneficios de cuentas por cobrar bien administradas y gestionadas
Manejar adecuadamente las cuentas por cobrar es importante para tener un flujo de efectivo sano que te ayude a cumplir con tus compromisos financieros como el pago de sueldos, pago a proveedores, saldar deudas, crƩditos, inversiones.
Otra ventaja es tener un control de clientes, de lo que te han pagado y de lo que te deben, teniendo asĆ una cobranza controlada y evitando el riesgo de no cobrar por desconocer la fecha de vencimiento, que lĆmite de crĆ©dito puede ofrecer, si puedes seguir ofreciendo crĆ©dito a ciertos clientes, descuentos, entre otros.
Para obtener un mayor control de las cuentas por cobrar la tecnologĆa es indispensable, y un software administrativo ayuda a conseguirlo. Desde la emisiĆ³n de las facturas electrĆ³nicas para respaldar tus actividades econĆ³micas y comerciales, hasta generar estados de cuenta de clientes para establecer acciones efectivas de cobranza, un software administrativo puede ayudar.
Por ejemplo, en el caso del seguimiento a clientes, en las cuentas por cobrar te da visibilidad de los estados de cuenta, la antigĆ¼edad de saldos y el pronĆ³stico de cobranza, lo que te permite saber con mayor precisiĆ³n cuĆ”l es el mejor momento para fijar fechas de pago de tus clientes con el beneficio de asegurar el flujo de efectivo en tu empresa y tomar decisiones como realizar una inversiĆ³n en el crecimiento del negocio.
Si no has puesto el cuidado necesario a tus cuentas por cobrar, puede llegar un momento en el que se te salgan de control y tus entradas de efectivo se verĆ”n afectadas, lo que equivale a una disminuciĆ³n de liquidez y si hay menor liquidez tendrĆ”s mĆ”s dificultad para cumplir tus compromisos financieros.
Errores mƔs comunes de las cuentas por cobrar
Muchas empresas por lo regular no tienen el cuidado de clasificar las cuentas por cobrar, ni darle el seguimiento adecuado por la falta de procesos eficientes y de un software que les ayude a tener el control necesario.
Entre las cosas que se deben evitar es otorgar crĆ©dito a diestra y siniestra, es decir, se deben establecer polĆticas de crĆ©dito claras que especifiquen los criterios para otorgarlo, asĆ como el plazo para los pagos y la fecha de saldos vencidos.
Puede resultar obvio, pero muchas veces la cobranza enfrenta problemas por la falta de envĆo de las facturas. Para que esto no suceda, un software te puede ayudar a enviar la factura en el momento de la compra y evitar el retraso en los pagos.
Mantener actualizada la base de datos de las personas a quien se les tiene que enviar la factura es bĆ”sico, ya que muchas empresas siguen enviando las facturas a una misma direcciĆ³n de correo electrĆ³nico y puede que esa persona ya no trabaje ahĆ.
No contar con un sistema automatizado puede provocar que pierdas de vista las cuentas importantes que tienen una deuda contigo o que omitas una tarea en el proceso de cobranza y retrasar el pago. Por ello, un software es necesario para llevar control de cobranza y conocer quiƩn te debe, cuƔnto te debe y cuƔndo estimas recibir los pagos.
En un primer vistazo, te resumimos las acciones a cuidar y no caer en errores:
Clasificar tus cuentas por cobrar; ya sea por clientes, montos y pagos.
Dar seguimiento a las cuentas por cobrar de manera eficiente.
No otorgar crĆ©dito de manera libre y establecer polĆticas claras en este rubro.
Establecer plazos para pagos y fechas de saldos vencidos.
Asegurar el envĆo y recepciĆ³n de facturas electrĆ³nicas.
Actualizar los datos de los clientes, incluyendo las facturas enviadas.
Utilizar un software administrativo para ejecutar los puntos anteriores.
Implementar acciones de controles a las cuentas por cobrar
Si ya te diste cuenta de algunos errores en el proceso de cuentas por cobrar, ya sea en el Ɣrea de ventas, cobranza o en cuentas, puedes aplicar acciones para aumentar el control en donde se requiera.
Tus controles pueden ser desde la aprobaciĆ³n y autorizaciĆ³n de clientes, verificar el proceso de la cuenta, revisar la informaciĆ³n en archivos maestros y controles de supervisiĆ³n.
Para comenzar una nueva forma de trabajar en esta Ɣrea puedes realizar las siguientes preguntas:
- ĀæQuĆ© produce la tardanza de pago?
- ĀæQuĆ© documentos tienes como comprobantes para realizar el cobro?
- ĀæQuĆ© soluciones se han tomado para reducir el retraso del cobro?
- ĀæQuĆ© Ć”reas intervienen?
Con esto, te pudieras dar cuenta de que en muchas ocasiones el no pago de las cuentas por cobrar se debe a un problema interno.
Otra forma de darle soluciĆ³n es recurrir al uso de programas con los cuĆ”les, al tener registro de tus actividades, puedes dar seguimiento de una manera mĆ”s sencilla y automatizada a tus clientes y obtĆ©n rĆ”pidamente los datos.
Si adquieres un software que te ayude a sanear tu cobranza, fĆjate que tenga la opciĆ³n de generar reportes de antigĆ¼edad de saldos, pronĆ³stico de cobranza y control de crĆ©dito conforme a documentos vencidos.
Al tener un registro de todas tus actividades con clientes y proveedores, puedes generar en automƔtico tus cuentas por cobrar y monitorear los pagos pendientes y avisar a proveedores del pago de sus facturas.
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